W sierpniu 2020 siedziałem z moim przyszłym pracodawcą w kawiarni. Spotkaliśmy się ponieważ kilka dni wcześniej wyszedłem z propozycją bycia sprzedawcą w jednej z księgarni w sieci, którą on prowadził. Miałem za sobą 5-letnie doświadczenie, więc było to dla mnie coś znanego. W czasie rozmowy prezes wyszedł jednak z inną ofertą. Powiedział “Może pan zostać dyrektorem ds. handlu”. Nie byłem do tego przekonany, głównie z lęku, że nie podołam takiemu stanowisku. Byłem już w trakcie Szkoły Liderów, ale zupełnie nie wiedziałem czy dam radę. Zdecydowanie nie czułem żebym miał naturalne predyspozycje do zarządzania zespołem. Mówiłem wtedy często o sobie “Ja to lubię grać drugie skrzypce. Nie widzę się w roli przełożonego.”  Podjąłem to ryzyko bo miałem w sobie silne przekonanie, że chcę pracować w tej firmie, a w szczególności chcę dzielić się doświadczeniem, które mam.  Do końca nie wiedziałem na co się piszę.  Miałem w sobie różne emocje. Był to miks ekscytacji, radości oraz lęku i niepokoju.

I tak 1 października przekroczyłem próg nowej firmy w roli dyrektora. Nie wiem kto był bardziej przerażony ja czy oni. Miałem za sobą jakąś wiedzę pochodzącą z książek, ale praktyka to zupełnie inny kawałek chleba.  Po 3 latach pracy ze zróżnicowanym pokoleniowo zespołem postanowiłem podzielić się radami, które według mnie mogą przydać się Tobie w tej niesamowitej drodze bycia menedżerem. Postanowiłem stworzyć listę 10 rzeczy których nauczyłem się w mojej pracy z zespołem. 

Oto one: 

1. Bądź człowiekiem

Pierwszym zagrożeniem na twojej drodze bycia szefem będzie myślenie w kategoriach Ja – oni (wielkość liter w tym przypadku ma znaczenie). Jeśli zostałeś menedżerem na drodze awansu, to będziesz musiał zarządzać ludźmi, którzy do niedawna byli z Tobą na równym poziomie. Może to wywoływać konflikty, rodzić nieporozumienia, komentarze typu “Taki święty, przecież niedawno to samo z nami robił”. Kiedy przyjdziesz jako lider z zewnątrz to na starcie będziesz musiał mierzyć się z nieufnością, niezrozumieniem, a nawet tworzeniem obozu przeciwko Tobie. Nie unikniesz też sprawdzania Cię pod różnymi względami. 

Ten tygiel organizacyjny może doprowadzić do polaryzacji na linii kierownik – pracownicy. Liderowi w takiej sytuacji grozi zbytnie wejście w rolę. Taki menedżer jest bardzo surowy, autorytarny, rozkazuje na każdym kroku i próbuje tworzyć atmosferę strachu. Myśli o sobie, że jest lepszy, że Ci ludzie są tacy beznadziejni, leniwi i niezdatni do współpracy. Jest to rodzaj zbroi, która często wynika z lęku, z poczucia niekompetencji oraz chęci kontroli. Mogą towarzyszyć Ci myśli typu: “Ja wam pokażę”. Takie działanie do niczego dobrego nie prowadzi. To droga do wiecznego konfliktu, rotacji pracowników, a w konsekwencji straty dla organizacji. 

Jakie jest rozwiązanie w tej sytuacji? Bądź człowiekiem. Zauważ, że po drugiej stronie też jest człowiek. Można powiedzieć “nie bądź taki nadęty” bądź “zdejmij tę zbroję”. Daj się poznać z normalnej strony. Rozmawiaj z ludźmi, poznawaj ich zainteresowania, znajdź czas na wspólne żarty. Nie wypracujesz prawdziwego szacunku poprzez zbytni dystans i rozkazywanie. Wierzę, że zaufanie można zdobyć będąc w dobrej relacji ze swoimi pracownikami. Dla mnie jednym z kluczowych rozwiązań było przejście z zespołem na Ty (nie jest to sposób dla wszystkich). Zwracanie się do mnie za każdym razem “proszę pana” czy “panie dyrektorze” rodziło według mnie spory dystans.

Warto uczynić  pracę przyjaznym miejscem skoro spędzamy ze sobą  8 godzin dziennie. 

2. Naucz się wymagać

Po drugiej stronie medalu istnieje inne zagroźenie. Jest nim zbytnia rodzinność, koleżeńskość, brak dystansu. Wynika ona bardzo często z chęci bycia lubianym przez ludzi którym przewodzimy. Niektórzy z menedżerów chcą także pokazać, że są inni niż ci autorytatywni szefowie. Nie jest to dobry kierunek. Zdecydowanie utrzymuję to co napisałem w 1 punkcie, bycie człowiekiem jest dla mnie priorytetem w byciu menedżerem. 

Jednak każdy szef musi nauczyć się równowagi między byciem wyrozumiałym jak  i wymagającym. Ostatecznie to Ty staniesz przed właścicielem, zarządem czy akcjonariuszami zapytany o wyniki. Jednym z najważniejszych zadań, które masz jako szef zespołu to wymagać od nich konkretnych rzeczy. W idealnym świecie każdy przychodzi do pracy, wie za co jest odpowiedzialny i jest z tego rozliczany. Jednak podejście ludzi do obowiązków jest różne, a naszą rolą jest dopilnować żeby praca była wykonywana.

Ostrzegam to nie będzie łatwe. Balansowanie na tej linie wyrozumiałości i wymagania jest trudną sztuką i potrzeba sporo czasu żeby dojść do przyzwoitego poziomu. Mogą się w Tobie rodzić różne emocje z obszaru lęku i obaw, jak zostaniesz odebrany. Uwierz mi dyskomfort przed oceną jest mniejszy niż ten gdy będziesz musiał stanąć przed przełożonymi i tłumaczyć się dlaczego zespół nie dowiózł wyniku. 

Często powtarzam w swoim zespole “Nie jestem w tej firmie by mnie lubiano, jestem po to żeby firma szła do przodu”. 

3. Deleguj albo giń

Ta rada skierowana jest szczególnie do tych osób, które są specjalistami w swojej dziedzinie i awansowały na menedżera. Może przydać się także tym, którzy mają tendencje do brania na siebie zbyt wielu rzeczy. 

Kiedy zostajesz menedżerem zaczyna na Tobie ciążyć odpowiedzialność za wynik. Dlatego tak często liderzy biorą na siebie sporą część pracy, którą mogliby spokojnie wykonywać inni. Jeśli jesteś ekspertem w tym co robisz mogą towarzyszyć Ci myśli takie jak: “zrobię to najlepiej” , “i tak będę musiał po nich poprawić” albo “chcę się tym zająć sam”. Jako szef masz zupełnie inny zakres obowiązków niż specjalista, którym kiedyś byłeś. Teraz przeszedłeś w obszar strategiczny, zarządzania ludźmi, wyznaczania celów i pilnowania wyników. 

Znam wielu menedżerów, którzy biorą na siebie pracę nie tylko swoją, ale także swojego zespołu. Kilka konsekwencji wynikających z takiego działania to: 

• Wypalenie i frustracja lidera
• Zaniedbanie obowiązków menedżerskich 
• Rozleniwienie zespołu
• Poczucie pracowników, że są nieprzydatni 
• Konflikty 

Byłem w tym miejscu. Zbytnie poczucie odpowiedzialności oraz brak pokory doprowadził mnie parę razy do ogromnego zmęczenia. Strategia “Ja sam” może jest dobra dla 2-3 latka, który uczy się samodzielności, ale w życiu zawodowym doprowadza do złych skutków. 

Twoja rola jako menedżera nie polega na samodzielnym wykonywaniu całej pracy, nawet jeśli nikt inny nie zrobi tego lepiej ponieważ twoje możliwości jako jednostki są ograniczone, Twoje zadanie polega na dbaniu o cel, ludzi i proces, aby w jak największym stopniu pomnażać efekty waszej wspólnej pracy.

julie zhuo „odwaga w przywództwie”

4. Dawaj feedback…od razu

Informacja zwrotna bardzo często kojarzy się z krytyką. Myślimy o niej jako o zwróceniu uwagi na to, że coś robimy źle. To nie jest cała prawda. Feedbacku udzielamy zarówno w związku z dobrymi i złymi zachowaniami. Kiedyś usłyszałem najkrótszą definicję strategii marketingowej: “Robić więcej tego co dobre. a mniej tego co niewłaściwe”. I taki cel w dużej mierze ma Twoja informacja zwrotna jako menedżera. 

Jakie cechy ma dobry feedback?

• Odnosi się do konkretnej sytuacji/zachowania 
• Pokazuje co było dobre bądź złe
• Pomaga znaleźć rozwiązanie, jak można to zmienić 

Informacja zwrotna zakłada szacunek do drugiej osoby. Jeśli masz do przekazania negatywną opinię:

• zrób to w cztery oczy 
• nie oceniaj 
• mów o zachowaniach, nie o człowieku 
• upewnij się, że zostałeś dobrze zrozumiany (zapytaj o to, co twój rozmówca usłyszał).

Nie ukrywam dla początkującego menedżera zwracanie uwagi jest bardzo trudne. Najczęściej boimy się emocjonalnej reakcji drugiej strony, jakiegoś niesmaku, a nawet konfliktu. To wszystko może się wydarzyć. Jednak dużo więcej stracić możesz Ty i organizacja, w której pracujesz, jeśli nie będziesz dawał feedbacku. Różne przykłady z literatury biznesowej pokazują, że zaniedbanie w tym obszarze mogą doprowadzić do wielu niechcianych konsekwencji. 

Nie możemy zapomnieć jednak o dostrzeganiu pozytywnych zachowań i działań. Łatwiej przychodzi nam przyłapywanie ludzi na tym co robią źle, a nie na tym co dobrze. A powinno być na odwrót. Do tego potrzebna jest większa uważność oraz filtr, dzięki któremu będziemy widzieć to co pozytywne. Odrzuć obawy, że jak będziesz chwalił ludzi to oni przestaną Cię słuchać, popadną w jakiś samozachwyt. Twoje uznanie pozwoli wzmocnić w pracownikach dobre zachowania. Wiele osób w firmach nie może się doczekać dobrego słowa, bo kiedy zrobią coś pozytywnego, to uznaje się to za normę. 

Warto mówić ludziom “Dobrze to zrobiłeś”, “Świetny pomysł”, “Dobra robota”. Oczywiście kiedy pracownik nie wykonuje swoich obowiązków też trzeba z nim porozmawiać.

 5. Świętuj sukcesy… Te małe i duże.

Ta rada nawiązuje bardzo mocno do poprzedniej. Gdyby zestawić ze sobą ilość sytuacji, w których narzekamy na złe wyniki z świętowaniem (to nie musi być nic wielkiego) to proporcja mogłaby naprawdę przytłoczyć. Ludzie bardzo potrzebują uznania, dostrzeżenia, że ich praca nie idzie na darmo, a wynik, który wypracowali jest godny pochwały. 

Afirmacja jest konieczna szczególnie w trudnych okresach. Pandemia, która dotknęła większości biznesów wyraźniej pokazała tę potrzebę w naszych organizacjach. Nie wiem co myślisz kiedy słyszysz o świętowaniu. Dla mnie to w pierwszej kolejności uznanie przez szefa naszego wysiłku i wyniku. Nie zawsze możliwe są dowody uznania w postaci premii czy innych benefitów, ale całkowite pominięcie tego, że coś zostało wykonane psuje naprawdę morale. Długotrwałe utrzymywanie takiego stanu rzeczy wpływa na atmosferę w firmie. Coraz częściej pracownicy myślą w kategoriach “Czy się stoi czy się leży, wypłata się należy”. 

Kiedy sytuacja w organizacji jest trudna można powiedzieć na przykład tak “Słuchajcie, wiecie, że borykamy się z różnymi problemami. Mimo to chcę Wam powiedzieć, że wykonaliście w tym miesiącu świetną robotę. Bardzo Wam za to dziękuję. Mam nadzieję, że uda nam się utrzymać tę tendencję.”

Nie bój się, że “rozpuścisz” pracowników. Jeśli zauważysz, że pochwały powodują jakieś niepożądane skutki, możesz to korygować – bądź uważny. 

Unikanie radości w pracy przyjmuje czasem również postać wstrzymywania uznania. Nie chcemy, żeby nasi pracownicy nadmiernie się ekscytowali — bo przecież tyle jeszcze mamy do zrobienia. Nie chcemy, żeby zdejmowali nogę z gazu. Nie chcemy, żeby spoczęli na laurach. To dlatego nie świętujemy sukcesów. Zakładamy, że jeszcze kiedyś będziemy świętować, ale w praktyce nigdy nie pozwalamy sobie w pełni zaznać radości.

BRENE BROWN „ODWAGA W PRZYWÓDZTWIE”

6. Miej czas dla ludzi i bądź z nimi

Stając się szefem może przysługiwać Ci podwyżka, samochód służbowy i często także gabinet. Dużym niebezpieczeństwem jest to, że zamkniesz się w tym pokoju i będziesz zajmował się bardzo ważnymi rzeczami. Myślę, że własne biuro jest bardzo potrzebne szczególnie dla zaplanowania działań, przemyślenia strategii, spotkania się z ważnymi ludźmi, ale proszę Cię nie utknij w swoim biurze. 

Jeśli masz zajmować się budowaniem zespołu, zarządzaniem ludźmi, wyznaczaniem celów to musisz być w ruchu. Będąc nieustannie w biurze możesz przegapić wiele rzeczy. Oczywiście nie chodzi o patrzenie ludziom na ręce, ale powinieneś wiedzieć co się dzieje. Dobrym rozwiązaniem jest regularne spotykanie się z ludźmi i pytanie o to na jakim etapie są ich zadania. 

Twoja dostępność ma także drugie znaczenie. Często twoi pracownicy potrzebują spotkać się z Tobą żeby porozmawiać, czasem się pożalić, poprosić o wsparcie merytoryczne. Tutaj najważniejszą umiejętnością jest słuchanie. Fakt, że ludzie przychodzą do Ciebie to oznaka ich zaufania, nie zmarnuj tego. 

Najgorszą rzeczą jaką możesz zrobić to zamknąć się w gabinecie i mieć wywieszoną wieczną zawieszkę NIE PRZESZKADZAĆ. 

Otóż liderzy mają wybór: mogą poświęcać pewną rozsądną ilość czasu na to, aby się odnieść do lęków i uczuć swoich podwładnych, albo marnować absurdalnie dużo czasu na zarządzanie nieefektywnymi i nieproduktywnymi zachowaniami.

brene brown „odwaga w przywództwie”

7. Komunikuj… bez przemocy 

Zła komunikacja w organizacji wpływa na wiele rzeczy jeśli nie na wszystko. W swoim doświadczeniu widzę, że niedomówienia czy brak informacji mogą wywołać wiele emocji. Zdarzało mi się krzyczeć: “ludzie, komunikacja!!!” Nie jest to może najlepsza forma rozwiązywania problemów, ale czasem takie sytuacje rodziły we mnie ogromną złość. Dlatego warto inwestować w różnego rodzaju narzędzia takie jak: komunikatory, aplikacje do planowania zadań, tablice z celami. Wszystko po to, żeby każdy zainteresowany otrzymał na czas informacje. 

Oprócz treści, którą przekazujemy ważna jest także forma. Zakłada ona przede wszystkim szacunek do drugiego człowieka. Nikt z nas nie zasługuje na poniżenie, krzyk, obrażanie. W niektórych miejscach niestety jest to jedyny sposób na nazywanie problemów. Na szczęście miałem możliwość poznać w swoim życiu Komunikację bez Przemocy(NVC). Daje ona nie tylko metodę 4 kroków w komunikacji, ale stoi za nią cały światopogląd oparty na empatii. Dialog empatyczny według NVC składa się z:

• opisanie konkretnej sytuacji 
• nazwanie swoich emocji 
• wyrażenie swoich potrzeb 
• oczekiwania w związku z tym

To co istotne w komunikacji z zespołem to klarowność tego co mówisz. Nie pozostawiaj przestrzeni do swobodnej interpretacji. Może być tak, że ktoś użyje tego co powiedziałeś w zupełnie innym kontekście. Nie zakładam świadomej manipulacji, ale wiem, że jeśli nie wyrazisz się jasno twoje słowa mogą być źle zrozumiane. 

W tej kwestii ważna jest także konsekwencja. Jeśli powiedziałeś, że robimy coś w określony sposób i wszyscy to przyjęli, to nie możesz zgadzać się na to, że jedni będą to robić, a inni nie. Takie zachowanie może wprowadzić chaos, a twój autorytet może na tym stracić. Oczywiście dotyczy to sytuacji gdy decyzja już zapadła. Gdy jesteś na etapie projektowania jakiegoś rozwiązania warto wziąć pod uwagę różne punkty widzenia i potrzeby. 

Jest jeszcze jedna rzecz, która pojawia się przy okazji komunikacji. To plotki i obmowa. Żadna organizacja nie jest od tego wolna i większość ludzi także nie. Warto jednak bardzo mocno uważać na to z kim rozmawiasz na temat innych. Takie zachowanie nigdy nie wzmacnia dobrej kultury organizacyjnej. Raczej sprawia, że ludzie stają się wobec siebie podejrzliwi. A przecież nie tego chcesz. Prawda?

Najlepszym sposobem na upewnienie się, że twój feedback trafi do adresata, jest zapewnienie rozmówcy poczucia bezpieczeństwa i pokazanie mu, że twoje słowa wynikają z troski. Jeśli zaczniesz rozmowę, zdradzając chociażby cień ukrytego motywu – chcesz mieć rację, oceniasz rozmówcę, jesteś zirytowany lub zniecierpliwiony – twój przekaz nie będzie skuteczny.

julie zhuo „menedżer na starcie”

8. Buduj zespół 

Jako menedżer będziesz zarządzał zróżnicowanym zespołem. Twoi pracownicy będą odmienni pod względem wieku, temperamentu, charakteru, oczekiwań i wielu wielu innych aspektów. Ta różnorodność potrafi przyprawić o ból głowy. Musisz się z nim zmierzyć. 

Potrzebujesz w tym przypadku dwóch spojrzeń: pierwszego – na każdą osobę pojedynczo, drugiego – na cały zespół. Bardzo lubię odnosić się w tym przypadku do sportów zespołowych. To drużyny, kluby, reprezentacje wygrywają mecze, a nie pojedynczy zawodnicy. Nawet tak wybitny zawodnik jak Micheal Jordan nie był w stanie sam pokonać przeciwnej drużyny jeśli nie miał wsparcia swoich kolegów. Potrafił zdobywać wiele punktów, a mimo tego Chicago Bulls przegrywali swoje mecze. Myślę, że to bardzo ważna intuicja dla każdego szefa. 

Jednym z Twoich wyzwań będzie dla Ciebie poznanie poszczególnych pracowników oraz stworzenie z nich dobrze funkcjonującego zespołu. Na wynik końcowy pracuje każdy z twoich podwładnych i to trzeba podkreślać. Doceniaj wkład konkretnego człowieka, ale nie pozwól aby rodziło to sytuacje, w których osoba całkowicie przypisuje sobie dowiezienie rezultatów. 

Jeśli nie jest to element kultury organizacyjnej (czasem tak się zdarza) wprowadzaj zasady solidarności i pomocności. Czasem pracownicy nie czują, że mogą kogoś poprosić o pomoc, bo przecież nie są przełożonymi, ale przecież jesteśmy zespołem i mamy się wspierać. 

9. Zadbaj o siebie 

Dwa ostatnie punkty pragnę poświęcić bezpośrednio Tobie. Jako menedżer będziesz mierzył się z różnymi sytuacjami. Często będziesz zawieszony między szefem, zarządem, który zorientowany jest na konkretne liczby, a zespołem, który ma swoje trudności i oczekiwania. Nie jest to najłatwiejsze. Dlatego ważne jest żebyś czasem pomyślał jak możesz o siebie w tym tyglu zadbać. 

Jednym z rozwiązań jest wyznaczanie granic. Nawet jeżeli prowadzisz politykę otwartych drzwi i każdy z twoich pracowników może przyjść do Ciebie, miej konkretne fragmenty dnia na planowanie działań, przygotowywanie raportów, myślenie strategiczne. 

Myśl o swoich zasobach energetycznych, nie daj się wypalić, nawet najlepsza praca może pochłonąć Cię w całości. Wyjście z tego stanu jest naprawdę trudne. Nie bierz wszystkiego na siebie. Przypomnij sobie o zasadzie “Deleguj albo giń”. 

Jeśli jesteś menedżerem na etacie to jesteś dalej pracownikiem. Oznacza to, że masz jasno określony zakres obowiązków, obowiązujące godziny pracy, a za dodatkowe prace i nadgodziny należy Ci się wynagrodzenie. Miej tego świadomość.

10. Rozwijaj się

Mam nadzieję, że wchodząc na drogę zarządzania ludźmi zdajesz sobie sprawę, że potrzebujesz ciągle się rozwijać. Będąc menedżerem w dzisiejszych czasach warto mieć podstawowe rozumienie psychologii, procesu grupowego i innych zagadnień związanych z funkcjonowaniem człowieka. 

Jest wiele źródeł pozyskiwania wiedzy. Są to m.in. 

• Książki 
• Blogi
• Podcasty
• Webinaria 
• Konferencje branżowe
• Kursy 

Dla mnie ogromnym wsparciem mojej drogi była Szkoła Liderów. Dzięki temu 14-miesięcznemu procesowi dowiedziałem  się sporo o komunikacji, potrzebach ludzi i procesach, które zachodzą w każdej organizacji. 

Mam także doświadczenie mentoringu, w którym mogłem zobaczyć różne swoje zachowania i skonfrontować je z mentorem. Wszystko po to żeby być lepszym szefem. 

Dobrzy menedżerowie to tacy, którzy widzą jak zmienia się świat i rozwijają się po to żeby ich zarządzanie przekładało się na coraz lepsze wyniki. Za brak edukacji w tym wymiarze płacą cenę zarówno szefowie jak i całe organizacje. 

Minęły 3 lata od momentu kiedy zostałem menedżerem. Pamiętam swoje przerażenie kiedy miałem wydać pierwsze polecenie. Przypominam sobie niejeden konflikt, który był między mną, a pracownikiem. To nie było łatwe. Wiele razy chciałem od tego uciec, ale tego nie zrobiłem. Na szczęście mam także wiele dobrych wspomnień. Wszystkie te momenty kiedy zachodziły duże zmiany w naszej firmie, przejście jako organizacja przez pandemię, wspólne wyjazdy i sukcesy. 

Popełniłem na tej drodze wiele błędów, ale mam też swoje sukcesy. Największym z nich jest ludzkie zaufanie, kiedy osoby przychodzą i dzielą się sobą z głębi. Bycie menedżerem nie jest łatwe, ale bardzo lubię to robić.